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3.1. Responsabilidades del empleador

Afiliación
Dentro de las obligaciones administrativas del empleador está la de afiliar a sus trabajadores oportunamente al Sistema General de Riesgos Profesionales. Este proceso debe realizarse cada vez que se presente el ingreso de trabajadores en la empresa. El Decreto 1295 de 1994, en su artículo 4° habla de la cobertura del Sistema General de Riesgos Profesionales: “La cobertura del Sistema se inicia desde el día calendario siguiente al de la afiliación”.


Desafiliación
Cuando un trabajador se retira de la empresa, la desafiliación a la ARL SURA debe ser informada el mismo día para evitar la generación de notas débito. Vale aclarar que el trabajador tiene cubrimiento durante todo el día en que se informó el retiro a la administradora. Este proceso debe realizarse cada vez que se presente retiro de trabajadores en la empresa.


Afiliación de independientes
Los trabajadores independientes son afiliados voluntarios al Sistema General de Riesgos Profesionales y son quienes realizan contratos de carácter civil, comercial o administrativo con personas naturales o jurídicas (ver Decretos 2800 29/09/2003 y 3615 de 10/05/2005).

Los requisitos necesarios para la afiliación de trabajadores Independientes son:

• Fotocopia del documento de identificación

• Fotocopia del contrato de trabajo. Si el contrato es verbal, carta del contratante donde informe que está procediendo con la afiliación del trabajador independiente. Ambos requisitos se pueden reemplazar sellando el formulario por parte del contratante.

• Fotocopia de afiliación a la EPS. Esta información debe corresponder a la afiliación a la
administradora como trabajador independiente. No son válidas las afiliaciones como beneficiario o como dependiente de otro empleador.

• Si el trabajador independiente es pensionado, como soporte de afiliación a la AFP presenta la certificación del fondo de pensiones donde se informe que está reconociendo una pensión y que en virtud a ella se encuentra afiliado al Sistema de Salud y por cual EPS.

• En cuanto a los trabajadores del magisterio, el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002 establece que en estos casos el fondo especial deberá cotizar al Fosyga por el mayor valor de los ingresos, en este caso lo que se le solicitaría a la persona es el certificado en el que conste que está afiliado a un régimen de excepción y que informó a dicho fondo de la existencia de ingresos adicionales.

• Fotocopia de afiliación a la AFP. Esta información debe corresponder a la afiliación a la
admnistradora como trabajador independiente.

El reporte de los ingresos y retiros de trabajadores debe hacerse de manera oportuna para evitar sanciones legales, y cubrir como empleador todas las prestaciones asistenciales derivadas de un accidente de trabajo o enfermedad profesional por no tener afiliados a los trabajadores, y la generación de notas de cobro por no reportar oportunamente el retiro de los trabajadores.


3.2. Medios para reportar la afiliación y desafiliación de trabajadores

El ingreso y retiro de trabajadores tanto dependientes como independientes, se puede realizar de dos maneras: a través de internet (www.arlsura.com) o mediante formulario físico.

www.arlsura.com
De manera ágil y segura, a través de los Servicios en Líne@ en www.arlsura.com, sus trabajadores quedan afiliados o desafiliados ante ARL SURA. En ambos casos, los Servicios en Líne@ de nuestro sitio web le generan un comprobante imprimible como soporte de la transacción realizada. Para más detalles, consulte el numeral 7.5 de esta guía.

El ingreso y retiro a través de los Servicios en Líne@, le facilitará la planificación de su trabajo, pues usted puede realizar los ingresos y retiros con varios días de anticipación. Recuerde terminar el proceso generando un carné (la forma de generar el carné se explica en el numeral 3.3).


Formulario

Para trabajadores dependientes

Novedades deingreso y retiro de trabajadores

Para el caso de los ingresos se requiere el diligenciamiento completo del formulario.

Para el caso de los retiros sólo basta con diligenciar los siguientes campos del formulario Novedades - ingreso y retiro de trabajadores.

Una vez diligenciado el formulario, se debe enviar vía fax al 444 45 78 (en Medellín) y a los números 01800 051 4329 - 01800 094 4329 para el resto del país, de manera gratuita.

• En el mismo formulario pueden relacionarse los ingresos y retiros de trabajadores. Se sugiere diligenciar todos los ingresos primero y luego, todos los retiros.

• Se debe utilizar un nuevo formulario cada vez que se necesite realizar un envío.

• Las líneas y casillas no utilizadas deben inhabilitarse con una raya oblicua (ver ilustración)

• Los formularios pueden obtenerse gratuitamente en la oficina ARL SURA más cercana a su empresa.
 
• En caso de desconocer los centros de trabajo de su empresa matriculados ante la ARL SURA, puede consultarlos a través de la Línea de atención 01800 051 1414.

Para trabajadores independientes

Las indicaciones para diligenciarlo se encuentran al reverso del formulario.
Para el envío de la información por fax, comuníquese a nuestra Línea de atención 01 8000 51 14 14 y siga las indicaciones. Recuerde que para el procesamiento de la información es necesario que todos los campos estén completamente diligenciados.

Este formulario será procesado en los siguientes tres días hábiles a partir de la recepción, conserve su comprobante de fax junto con la novedad como soporte (ver ilustración página siguiente).

3.3. Carnetización de trabajadores

Los carnés de sus trabajadores pueden ser generados inmediatamente y con gran facilidad en Internet a través de los Servicios en Líne@.

Una vez el trabajador inicia cobertura, la ley exige que sea carnetizado en máximo dos meses. Con base en lo anterior, ARL SURA le envía los carnés de sus trabajadores, si éstos no han sido carnetizados por Internet.

Si bien, por ley, los carnés se entregan en un plazo de dos meses después de iniciada la cobertura, en ARL SURA hacemos entrega de éstos en un máximo de 15 días hábiles después de la afiliación de los trabajadores, pero si usted lo quiere obtener de manera inmediata, recuerde que cuenta con los Servicios en Líne@.

3.4. Definición de centro de trabajo
Se entiende por centro de trabajo toda edificación o área a cielo abierto en el que laboran los trabajadores, destinada a una actividad económica en una empresa determinada. Cuando una empresa tenga más de un centro de trabajo, los trabajadores de uno o más de ellos podrán clasificarse en una clase de riesgo diferente, siempre que se cumplan algunas condiciones.

1. Debe existir una clara diferenciación de las actividades desarrolladas en cada uno de ellos.

2. Las edificaciones y/o áreas a cielo abierto de los centros de trabajo deben ser independientes entre sí, de tal modo que los trabajadores de otras áreas no laboren parcial o totalmente en la misma edificación o área a cielo abierto.

3. Los factores de riesgo determinados por la actividad económica del centro de trabajo no deben implicar exposición directa o indirecta para los trabajadores del otro u otros centros de trabajo, ni viceversa.

Centro de trabajo pagador
Es el centro de trabajo de la empresa que se encarga de realizar el pago de aportes.

3.5. Medios para reportar los centros de trabajo

ARL SURA le ofrece diferentes medios para que su empresa pueda informar los nuevos
centros de trabajo con que cuenta, o el cierre de los existentes.

www.arlsura.com: De manera ágil y sencilla, a través de los Servicios en Líne@, opción Actualización de información, usted puede ingresar o retirar un centro de trabajo.

Formato “Novedades para los centro de trabajo”: Este formato puede ser solicitado en la oficina ARL SURA más cercana (ver formato siguiente).



3.6. Ejemplo para ilustrar las consecuencias de no reportar los ingresos

El ejemplo que se describe a continuación, indica lo que puede costarle a un empleador un accidente de trabajo en caso de no tener a sus trabajadores afiliados a una Administradora de Riesgos Profesionales.

Sin contabilizar los costos indirectos, el empleador deberá cubrir aproximadamente lo siguiente:


Estos valores pueden comprometer la estabilidad económica de la empresa. La evasión y elusión al Sistema General de Riesgos Profesionales le hace más difícil a los trabajadores acceder a sus derechos ya que tienen que reclamarlos por medios más costosos.

3.7. Rete sus conocimientos

1. ¿Cuáles son las razones para reportar oportunamente el ingreso y retiro de trabajadores?

2. ¿En qué momento se debe realizar el reporte de ingreso y retiro de trabajadores dependientes?

3. ¿Cuáles son los medios para reportar el ingreso y retiro de trabajadores?

4. Mencione los aspectos importantes al reportar un ingreso.

5. ¿Qué beneficios pueden tener las empresas comunes de ARL SURA y EPS SURA en el reporte de novedades de ingresos y retiros?

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