¡Cómo realizas un proceso
exitoso de facturación!

Como nuestros distribuidores son los actores fundamentales en el proceso de facturación, queremos compartir las buenas prácticas durante este proceso para garantizar el pago oportuno y sin devoluciones por parte de nuestra compañía.

Al recibir la orden de compra respectiva del servicio es necesario validar que la información allí contenida sea la correcta como:

• La actividad a realizar debe estar claramente definida, no aceptar los casos en los que la orden de compra registre una actividad y en la observación se especifique otra.
• El # de horas o exámenes solicitados.
• La clasificación de la actividad debe estar seleccionada correctamente (asesoría, capacitación, entre otros), de acuerdo a esto se relacionan los soportes de la actividad.
• El municipio destino donde se va a desarrollar la actividad, ya que depende de éste la activación para cobro de transporte.
• Autorización de viáticos y transporte adicional cuando aplique.
• Consecutivo de la orden de compra, esta debe estar generada antes de realizar el servicio.

Cobra importancia realizar la respectiva validación previa a la prestación del servicio, ya que dado el caso y se llegara a presentar cualquiera de estas desviaciones se informe al auxiliar de cada oficina con el fin de que se realice el cambio oportunamente, dado que las facturas generadas deben corresponder exactamente a las órdenes de servicio emitida por ARL Sura.

En relación con el tema de facturación, el distribuidor tiene como compromiso con ARL Sura enviar sus facturas o cuentas de cobro según sea el caso, anexando los soportes de las facturas, los cuales deben ser entregados en original y los certificados de los servicios entregados a las empresas afiliadas deben estar completamente diligenciados, sellados y sin enmendaduras, así como relacionar el # de la orden de compra. Además debe especificarse la hora de entrada y salida de la empresa afiliada.

• En caso de tratarse de servicios asistenciales de Medicina del Trabajo, se anexará una relación detallada de los trabajadores beneficiados por el servicio donde quede consignado su nombre, firma y teléfono.
• Para los servicios de capacitación deberá anexarse el Formato de asistencia al evento de capacitación.
• En general, para la realización de algún servicio de asesoría se deberá anexar el correspondiente Formato de entrega de servicios a la empresa que para el efecto designe ARL SURA.

Cuando el servicio contratado requiera la entrega de un informe, se debe utilizar el sistema interconectados para notificar su envío, el profesional en prevención realizará su proceso de aprobación o rechazo de este, en caso de no utilizar esta herramienta, se debe igualmente enviar el informe a profesional en prevención de riesgos.

ARL SURA tiene la facultad de retener los pagos que se encuentren pendientes, en aquellos casos en que el distribuidor haga entrega defectuosa de los trabajos, tareas o productos a él encomendados.

Estas facturas podrán presentarse a ARL SURA todos los días hábiles dentro del horario de oficina, de tal manera que se recibirán facturas en el mes en que se cause el servicio y serán pagadas a los treinta (30) días siguientes de recibida la factura en las oficinas de ARL SURA; por lo tanto deben tener la fecha en la cual se están enviando. Si alguno de los días de pago corresponde a un festivo, éste se trasladará al día hábil siguiente.

Tener en cuenta además:

• Número de la resolución de la DIAN que autoriza la facturación.
• No se aceptan enmendaduras.
• Para la factura por computador debe cumplir todos los requisitos señalados por la ley excepto la impresión previa ya que se entiende cumplido al ser impresas por estos medios.
• Las facturas deben estar dirigidas a SEGUROS DE RIESGOS LABORALES SURAMERICANA S.A. NIT 800.256.161-9.
• Las personas que pertenecen al Régimen Simplificado no tienen la obligación de expedir factura. Para efectuar los cobros deberán generar una Cuenta de Cobro.

Cualquier omisión o desviación de alguno de los temas anteriormente expuestos, implicará realizar la devolución de facturas al distribuidor, éstas devoluciones le llegarán inicialmente al coordinador de gestión procesos de cada oficina (o auxiliar) con el fin de que sean ellos quien analicen cada caso y sea resuelto con el distribuidor de manera telefónica o personal, y en aquellos casos en que no sea posible, le llegará al distribuidor con el fin de que se realice el ajuste respectivo y sea enviada nuevamente para su radicación.

Cualquier duda al respecto con el proceso de recepción de órdenes de compra y facturación, cuenta con la colaboración de los auxiliares de prevención de riesgos de las oficinas o lo puede resolver por el www.arlsura.com.co/Centro de Atención en línea - Social Center / asesor para distribuidores.