Cinco conceptos básicos a tener en cuenta en lo relativo al manejo de la historia clínica ocupacional
Por: César Martínez Acevedo Abogado Gerencia de Asuntos Legales de Suramericana - Dirección de Seguridad Social
No es un hecho desconocido que en el marco de las obligaciones señaladas en la Resolución 2346 de 2007, el empleador debe llevar a cabo para con sus empleados las siguientes evaluaciones médicas obedeciendo a la naturaleza del cargo desempeñado y atendiendo al momento en el cual se practican: i. Evaluación médica pre ocupacional o de ingreso; ii. Evaluación periódica (Programada o por cambio de ocupación) y, iii. Evaluación médica post ocupacional o de egreso.
La finalidad básica de los exámenes atrás señalados, es la elaboración de diagnósticos de las condiciones de salud de los trabajadores en cada una de las etapas de su relación laboral individual, a efectos de facilitar el diseño de programas de prevención de enfermedades profesionales.
En lo que tiene que ver con la contratación y costo de las evaluaciones médico ocupacionales, el artículo 11 de la Resolución 2346, modificada por la Resolución 1918 de 2009 indica que “...el costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas o valoraciones complementarias que se requieran, estará a cargo del empleador en su totalidad. En ningún caso, pueden ser cobrados ni solicitados al aspirante o al trabajador.
El empleador las podrá contratar con Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Ocupacional o con Entidades Promotoras de Salud, las cuales deben contar con médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional.
El empleador también puede contratar la realización de dichas valoraciones directamente con médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional...” (Subrayado fuera del texto)
Del texto citado, se desprende con meridiana claridad que: i. En ningún caso la evaluación médico ocupacional estará a cargo del empleado y ii. Que el empleador se encuentra obligado a contratar los servicios de medicina del trabajo, de manera directa con un médico especialista, o a través de instituciones prestadoras de servicios que posean tales especialistas.
Es importante señalar que sin importar la naturaleza de la relación contractual que el empleador asuma para llevar a cabo la realización de este servicio profesional, deberá tener en cuenta cinco aspectos fundamentales que versan sobre la historia clínica ocupacional, que pasamos a explicar brevemente:
1. Naturaleza de la historia clínica ocupacional: El artículo 14 de la Resolución 2346 de 2007, define la historia clínica ocupacional como el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales y contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como los resultados de mediciones ambientales propias de una evaluación de puesto de trabajo y las atenciones derivadas o con ocasión del desempeño profesional.
La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las disposiciones que a ésta la regulan. Quiere decir lo anterior que en aquellos puntos en los cuales no se realice distinción alguna, se entenderá que la apreciación aplica tanto para la historia clínica ocupacional como para la general.
2. Contenido de la Historia Clínica Ocupacional: De conformidad con lo señalado en el artículo 15 de la Resolución 2346 de 2007, la historia clínica ocupacional deberá contener los documentos resultantes de cada una de las evaluaciones médicas realizadas al trabajador durante su vida laboral y deberá estar disponible cada vez que se vaya a practicar una evaluación.
También forman parte de la historia clínica ocupacional, las evaluaciones o pruebas complementarias, así como las recomendaciones pertinentes.
Los antecedentes registrados en la historia clínica ocupacional deben corresponder a la vida laboral del trabajador; una vez registrados podrán omitirse en posteriores registros de evaluaciones, pero tales antecedentes deben ser tenidos en cuenta en cada una de ellas.
La historia clínica ocupacional deberá mantenerse actualizada y se debe revisar comparativamente, cada vez que se realice una evaluación médica periódica.
3. Acceso a la Historia Clínica Ocupacional: A la historia clínica ocupacional podrán acceder, mediante solicitud dirigida al responsable de su custodia:
Autoridades judiciales.
El empleador sólo podrá tener acceso a la historia clínica ocupacional, previa autorización expresa y escrita del trabajador, en las condiciones señaladas en el punto siguiente.
4. Custodia de la Historia Clínica Ocupacional: De conformidad con lo establecido en la Resolución 2346 de 2007, modificada por la Resolución 1918 de 2009, la custodia de la Historia Clínica Ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención. Los médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional que formen parte de los servicios médicos de la empresa, tendrán la custodia y la guarda de la Historia Clínica Ocupacional. En el evento que la empresa no tenga médicos a su servicio, la custodia le corresponderá a la IPS que prestó el servicio de evaluaciones médicas ocupacionales.
5. Posibilidad de acceso a la Historia Clínica por parte del empleador. Bajo ninguna circunstancia el empleador puede ejercer la custodia de las Historias Clínicas Ocupacionales. El acceso a la Historia Clínica Ocupacional, es permitido para los empleadores, siempre y cuando estos cuenten con autorización por escrito del empleado y en la cual expresamente indiquen la facultad de acceder a una copia de la HC.
En este punto, es importante recomendar, que el acceso a la HC por parte de los empleadores cuando tengan autorización del trabajador, sea previa verificación por parte de la IPS de la existencia de dicha autorización y que no sea una entrega automática de los documentos. Esta autorización, deberá señalar de forma expresa, la persona, cargo o área de la empresa, autorizada para tener acceso a la HC; a efectos de que dicha persona, cargo o área, sea responsable de la no divulgación. Así mismo es recomendable que esta área, persona o cargo, sea Salud Ocupacional.
De lo expuesto brevemente, se hace pertinente concluir que si bien es cierto que el empleador se encuentra obligado a practicar las evaluaciones médico ocupacionales, éste debe diferenciar la naturaleza de tal obligación, de los derechos que con posterioridad a tales atenciones asistenciales, surgen a favor del empleado, cuyo fin principal es la reserva de la información obtenida y la ejecución de planes de promoción y prevención en el sitio de trabajo con base en los informes suministrados por el prestador de servicios o el médico contratado directamente por el empleador.
El manejo adecuado de la Historia Clínica ocupacional es entonces un tema de cuidado, que va directamente ligado a los derechos personalísimos del trabajador, y por lo tanto su manejo debe estar de acuerdo con toda la normatividad legal.