Se piensa en las matrices legales y normativas para la intervención del riesgo químico, como un simple requisito de los sistemas de gestión del que se encargan los departamentos jurídicos y que hay que presentar en las auditorías. Sin embargo, este requisito no responde a un capricho jurídico sino que, aterrizado a los procesos reales de cualquier compañía, podrían ser una herramienta invaluable para construir planes de trabajo coherentes con las políticas y los objetivos reales de la empresa, de manera que haya una preparación sólida y permanente para cualquier visita o auditoría interna o externa.

¿Cómo lograrlo?

Con una comunicación efectiva y permanente entre los departamentos jurídico, salud ocupacional y producción permite que, al enterarse de una nueva normatividad, sea posible evaluar si aplica o no al proceso de cada empresa. En una comunicación de doble vía, por un lado, las matrices serán más ajustadas a la realidad del proceso productivo, se conocerá su aplicabilidad real y se evitarán no conformidades en las auditorías. Por el otro lado, los responsables de procesos, sean gerentes de producción o técnicos, al entender esos requisitos legales y normativos, pueden prepararse mejor en su argumentación para responder con seguridad a las preguntas de los auditores o autoridades.

Si desde el principio se tuviera claridad en lo que se DEBE hacer y lo que se QUIERE cumplir y se tuvieran esas matrices de requisitos legales y normativos aplicables al proceso, sería muy fácil cumplir con los requerimientos de cualquier sistema de gestión, en cualquier área o proceso de la empresa. De hecho, el plan de trabajo sistemático e incluso los instrumentos diarios de seguimiento y auditorías internas como listas de verificación podrían nacer de ahí, comprendiendo la diferencia entre lo mínimo, lo obligatorio (LEGAL), y lo voluntario (NORMATIVO) que se hace para mejorar el proceso.

Los encargados del área técnica deben tomar esa información y comenzarla a trabajar, para saber si todo o solo una parte, es realmente aplicable a su actividad. Esta es una labor que se debe hacer necesariamente al interior de la empresa, puesto que dentro de ella es donde se conoce el día a día y se sabe a ciencia cierta si aplica o no.

Soluciones SURA

Para acompañar este proceso, ARL SURA tiene a disposición de sus empresas afiliadas una plantilla guía, un cuadro control, que permite hacer ese enlace entre lo legal y lo práctico, de forma que se pueda ubicar qué requisito legal se aplica en la empresa, en qué área y qué tanto se está cumpliendo. Es una especie de modelo para construir listas de chequeo y facilitar la labor de aterrizar ese complejo mundo jurídico a la realidad con la que se vive día a día.

Más que un simple listado de requisitos legales, las matrices pueden ser una herramienta útil para la gestión diaria y las auditorías internas en la empresa. Entenderlas y aplicarlas trae beneficios en tiempo, efectividad y dinero.