-A-

A.R.L - Administradora de Riesgos Laborales: Entidad que tiene como objetivos prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

A.F.P: Administradora de Fondos de Pensiones.

Afiliados: Todas aquellas personas que, de conformidad con la Ley, pueden tener cobertura por el Sistema General de Riesgos Profesionales.

Aportante: Persona o entidad que tiene la obligación directa frente a la entidad administradora de cumplir con el pago de los aportes.

Ausentismo: Es la no asistencia al trabajo por parte de un empleado del que se pensaba que iba a asistir quedando excluídos los períodos vacacionales y las huelgas.

Autoliquidación de aportes: Proceso mediante el cual las empresas clientes reportan mensualmente la totalidad de la cotización de los trabajadores a su cargo.

-C-

Centro de trabajo: Toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada (Art. 1° Decreto 1530 de 1996).

Centro de trabajo pagador: Centro de trabajo de la empresa que se encarga de realizar el pago de aportes.

Clase de riesgo: Codificación definida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para clasificar las empresas de acuerdo con la actividad económica a la que se dedican. Existen cinco clases de riesgo, comenzando desde la I hasta la V.

Cotización: Valor que debe pagarse al Sistema General de Riesgos Profesionales por tener los trabajadores afiliados a él. Se calcula multiplicando el IBC (Ingreso Base de Cotización) de cada trabajador por el porcentaje que le corresponda, de acuerdo con la clase de riesgo de la actividad económica que desempeña la empresa.

Cotizaciones otros riesgos: Este valor aplica sólo para Riesgos Profesionales. Corresponde a los aportes realizados por el empleador a Pensiones y a Salud durante el tiempo de incapacidad del trabajador por accidente de trabajo o enfermedad profesional. Es asumido por la Administradora de Riesgos Profesionales y por lo tanto debe descontarse de la autoliquidación de acuerdo con el valor que aparece en el documento ODI.

-E-

Elusión: Es la práctica mediante la cual se cotiza al Sistema General de Riesgos Profesionales, sobre un valor inferior al realmente devengado por el trabajador. Ejemplo: el empleador que cotiza sobre el salario mínimo mensual legal vigente, cuando en realidad el trabajador devenga una suma superior.

Constituye también elusión, cotizar por la actividad o clase de riesgo que no corresponde, cotizando menos de los que efectivamente debe cancelar. Estas conductas se sancionan con multa de hasta quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

E.P.S: Entidad Promotora de Salud.

Evasión: En el Sistema General de Riesgos Profesionales, es la omisión de la obligación legal del empleador de afiliar al trabajador y pagar al Sistema General de Riesgos Profesionales que genera a la empresa o empleador una sanción de hasta quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

-F-

Factor de riesgo: Se entiende bajo esta denominación la existencia de elementos, fenómenos, ambientes y acciones o daños en el individuo y cuya probabilidad de ocurrencia depende de la eliminación o control del elemento agresivo.

FURAT: Formato Único de Reporte de Accidentes de Trabajo. Diligéncielo más fácilmente a través de los Servicios en Líne@ en www.arlsura.com (ver numeral 5.1 de esta guía).

-I-

I.B.C - Ingreso Base de Cotización: Total del salario reportado por la empresa como devengado por el trabajador durante un período determinado. Se utiliza para pagar las incapacidades temporales y los auxilios funerarios. Un Ingreso Base de Cotización para salarios integrales es del 70% de dicho monto.

Para 30 días laborados, un IBC no puede ser inferior a un salario mínimo mensual vigente ni superior a 20 salarios mínimos mensuales vigentes.

Interés de mora: Porcentaje que se utiliza para calcular el cobro de mora cuando se realizan los pagos de las cotizaciones a la Administradora de Riesgos Profesionales en fechas posteriores a las estipuladas.

I.P.S. - Institución Prestadora de Servicios de Salud: Centros para la atención médica a la cual deben dirigirse los trabajadores que han sufrido un accidente de trabajo o una enfermedad profesional.

-N-

Nota débito: Documento a favor de ARL SURA generado por diferentes motivos tales como: pagos realizados por la empresa fuera del plazo establecido, por diferencia entre los días que ARL SURA tuvo en cobertura el afiliado y los días reportados por la empresa, diferencias en tasa de cotización, por personal afiliado y no reportado en la autoliquidación y por IBC reportados por debajo del salario mínimo.

Nota crédito: Documento a favor de la empresa generado por diferentes motivos tales como: diferencias en tasa de cotización y por IBC reportado por encima de 20 salarios mínimos.

Novedades: Comprende todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que estos tienen frente al Sistema General de Riesgos Profesionales. Pueden ser de carácter transitorio o permanente.

Novedades transitorias: Son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante tales como vacaciones, incapacidades, suspensión temporal del contrato o licencia no remunerada y variaciones no permanentes del Ingreso Base Cotización.

Novedades permanentes: Son las que afectan la cotización base a cargo del aportante en relación con una determinada entidad administradora, tales como ingreso al Sistema General de Riesgos Profesionales, cambio de empleador o retiro y cambio permanente en el Ingreso Base de Cotización.

-O-

O.D.I. - Orden de Descuento de Incapacidad: Documento emitido por ARL SURA a las empresas afiliadas cuando se ha presentado un accidente de trabajo o una enfermedad profesional que ha generado el pago de una prestación económica. En este documento se autoriza el descuento de incapacidades en la autoliquidación mensual de aportes.

O.P.I. - Orden de Pago de Incapacidad: Cuando el valor de las incapacidades autorizadas es superior al valor que normalmente paga la empresa por cotización de riesgos profesionales, la División de Prestaciones Económicas de ARL SURA envía una comunicación a la empresa informándole que debe pagar normalmente su cotización y paralelamente se elabora una Orden de Pago de Incapacidades (O.P.I.), autorizando el pago de las mismas mediante un cheque.

Operador de información: Es una entidad que facilita a través de un servicio en línea, la creación y envío de la planilla integrada electrónica y luego realiza el direccionamiento de registros y pagos a las diferentes administradoras.

Los empleadores o aportantes debrán seleccionar un operador de información para hacer el proceso mensual de autoliquidación y pago a través de la planilla integrada. Para el efecto, el aportante realizará el registro ante su operador de información y después de este trámite estará en capacidad de realizar los procesos de autoliquidación y pago.

-P-

Plan Básico Legal Virtual: Módulo descargable desde www.arlsura.com. Material educativo virtual que le permite a las empresas afiliadas autocapacitarse en los elementos que hacen parte del plan Básico Legal con el fin de cumplir con todos los requisitos mínimos legales en materia de salud ocupacional.

Planilla asistida: La planilla asistida es una modalidad del pago unificado creada para los pequeños aportantes por medio de la cual podrán reportar al operador de información las novedades de sus trabajadores vía telefónica y, de esta forma, generar la planilla integrada. Esta operación genera un número de planilla que podrá ser utilizado por la empresa para realizar el pago en el banco o a través de otras opciones que se tengan disponibles.

-R-

Recaudo unificado: Es un sistema de liquidación y pago de la seguridad Social y Parafiscales alternativo a los ya existentes, a través del cual la liquidación de los aportes se realiza en forma integrada utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes en formato electrónico. El pago se realiza también de forma integrada, es decir, a través de un único pago.

Reclasificación: Acto por medio del cual la ARP, a solicitud de la empresa cliente y previo análisis técnico de la actividad principal de la empresa y sus centros de trabajo, modifica la clase de riesgo de acuerdo con la actividad económica de la misma.

Relación inicial de trabajadores: Es el primer reporte de trabajadores que se afiliarán, que deben entregar las empresas cuando van a iniciar cobertura con la ARL SURA.

Reporte unificado de novedades: Es un medio a través del cual las empresas afiliadas pueden reportar de forma unificada las novedades de ingreso a la ARL SURA, reingreso a EPS SURA y retiro de empleados afiliados a ambas compañías a través de los Servicios en Líne@.

-S-

Salario básico: “Es la remuneración ordinaria percibida por el trabajador y todo aquello que reciba como contraprestación directa del servicio” ( Art. 127 del Código Sustantivo del Trabajo).

La Ley 50 de 1990 permite que la prima de vacaciones y la prima legal de servicios (junio y diciembre) no sean consideradas salario, adicional a las primas o bonificaciones pactadas como no salario.

Cuando se realiza cambio de salario anualmente, no es necesario enviar carta a ARL SURA informando esta novedad. Debe hacerse mediante la autoliquidación mensual de aportes marcando la novedad VSP e informando el nuevo salario.

SERafín: Es un programa de lealtad creado por PROTECCIÓN, ARL SURA y EPS SURA con el objetivo de establecer un vínculo más estrecho con sus afiliados y contribuir de manera integral a mejorar su calidad de vida.

Servicios en Líne@: Servicio en www.arlsura.com a través del cual las empresas interactúan directamente en la base de datos. Permite realizar ingresos, retiros, carnetización, actualización, consulta de información y reporte de presuntos accidentes de trabajo, entre otras múltiples opciones.

-T-

Trabajador independiente: Se entiende como trabajador independiente a toda persona natural que realice una actividad económica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral. Artículo 2, decreto 2800 de 2003.

Trabajador dependiente: Se entiende por trabajador dependiente a aquella persona que está vinculada a través de un contrato de trabajo en sus diferentes modalidades con otra que será el empleador y en virtud del mismo se obliga a prestarle un servicio personal bajo la continuada dependencia o subordinación. Artículo 22, Código Sustantivo del Trabajo.